Im Rahmen der VDL-Jahrestagung 2024 in Frankfurt fand am 16. Mai die jährliche Sitzung der VDL-Bundessparte Öffentlicher Dienst statt. Alle VDL-Mitglieder, die aktuell im öffentlichen Dienst beschäftigt sind, sei es als Beamte oder Angestellte, waren dazu eingeladen.

Was bewegt die im öffentlichen Dienst tätigen Mitglieder, was brennt ihnen derzeit unter den Nägeln, für welche Themen sind konstruktive Lösungsansätze zu finden? Sofort fielen Schlagworte wie Einstellungspolitik im öffentlichen Dienst, Digitalisierung, Aufgabenverdichtung, unbesetzte Stellen über längere Zeit, viele Überstunden, Homeoffice, vorzeitiges Abwandern aus dem öffentlichen Dienst, überbordende Bürokratie.

Digitalisierung: Es soll tatsächlich Vorgesetzte geben, die das Verschicken von E-Mails für voranschreitende Digitalisierung halten. Wenn es jedoch darum geht, zum Beispiel einen Antrag auf Reisekostenerstattung zu stellen, dann muss dieser immer noch auf Papier ausgefüllt und eingereicht werden. Jede Behörde erstellt mit unterschiedlich hohem Aufwand eigene Formulare. Fragen, die sich hier stellen: Warum ist es nicht möglich, dass sich die Behörden gegenseitig die Formulare zur Verfügung stellen? Oder gar gleich identische Formulare für alle entwickeln? Dabei drängen sich Stichworte wie „Synergieeffekte“ bei der Erstellung von Formularen/Vordrucken und „Effizienz“ –  Verschwendung von Ressourcen auf. Auch der Einsatz von KI für solche Zwecke, aber auch in anderen Bereichen von Behörden wurde hier angesprochen. Zum Beispiel könnte KI dabei helfen, wichtige Gerichtsurteile, die umzusetzen sind, auszuwerten und in kürzester Zeit zusammenzufassen.

Bürokratie: Nicht nur die Bürgerinnen und Bürger, sondern auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Behörden sind extrem überlastet ob der Vielzahl von Vorschriften, Richtlinien, Gesetzen, Verordnungen auf EU-, Bundes- und Länderebene. Ein Abbau ist zwar derzeit immer ein beliebtes Thema, wird aber leider nicht bzw. nur wenig umgesetzt. Die Frustration in den Amtsstuben nimmt zu.

Aufgabenverdichtung: Was passiert, wenn Kolleginnen oder Kollegen in den Ruhestand gehen? Im optimalen Fall wird die Stelle rechtzeitig ausgeschrieben und wiederbesetzt, so dass bisherige und neue Stelleninhaber noch eine gewisse Zeit gemeinsam für die Weitergabe des Wissens sorgen können. Es gibt auch die Fälle, dass die Stelle zwar direkt im Anschluss wiederbesetzt wird, aber eine Weitergabe des Wissens nicht mehr stattfindet. Im schlimmsten Fall bleibt die Stelle für lange Zeit unbesetzt. Das ist derzeit häufig die Regel und nicht die Ausnahme. Die Aufgaben hingegen müssen trotzdem kontinuierlich erledigt werden. Also werden diese auf alle anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Fachbereich verteilt.

Fachkräftemangel: Es stellt sich natürlich die Frage: Warum können die Stellen nicht zeitnah besetzt werden? Einerseits ist der öffentliche Dienst ein Garant für einen sicheren Arbeitsplatz. Darüber waren sich alle Diskutierenden einig. Andererseits ist der öffentliche Dienst nicht mehr attraktiv. Eingestellt und eingruppiert wird nach Schema F – unabhängig von der Eignung und Berufserfahrung. Bewerber/Bewerberinnen mit jahrelanger Erfahrung werden trotzdem in der untersten bzw. in einer der unteren Erfahrungsstufen eingruppiert. Fachliches Wissen steht nicht mehr im Vordergrund und wird auch nicht honoriert. Eine Wiederbesetzung von Stellen für Tätigkeiten als Sachbearbeiterin/Sachbearbeiter, z. B. in der Landwirtschaftsverwaltung, erfolgt häufig durch Verwaltungsfachangestellte ohne eben dieses landwirtschaftliche Fachwissen. Wichtige Anmerkung dazu: Das variiert ganz klar sehr stark von Bundesland zu Bundesland, von Behörde zu Behörde und auch von Landkreis zu Landkreis. Auch das gegenseitige Abwerben von Fachkräften selbst von Landkreis zu Landkreis indirekt durch diese unterschiedliche Eingruppierung derselben Tätigkeiten in Verbindung mit Zulagen ist bereits gängige Praxis.

Die Gewinnung von Fachkräften und die Bindung an den öffentlichen Dienst erweist sich als zunehmend schwieriger – Stichwort: Ausbildung! Was dann natürlich unweigerliche Konsequenz daraus ist und zum großen Teil durch die Führungskräfte nicht gesehen oder billigend in Kauf genommen wird, das sind die enorm vielen Überstunden, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter derweil anhäufen. Nur eine Konsequenz daraus ist, dass hier genau die fachlich gut ausgebildeten Bediensteten den öffentlichen Dienst vorzeitig verlassen.

Home-Office – Vor- und Nachteile: Der öffentliche Dienst wirbt natürlich auch mit der Möglichkeit, einen Teil der Arbeitswoche im Home-Office zu arbeiten. Was natürlich auch dazu führt, dass man seine Kolleginnen und Kollegen nie vollständig als Team bei Besprechungen oder im Büro sieht. Man kann sich nicht allumfassend austauschen. Das gilt aber umgekehrt genauso. Die Kollegen im Home-Office haben ebenfalls nicht die Möglichkeit, sich in Präsenz im Amt mit allen anderen auszutauschen. Es fehlt auch ganz stark der soziale Kontakt. Zudem wurde aber auch erkannt, dass nicht jede Tätigkeit für die Erledigung im Home-Office geeignet ist.

Fazit: Aus der Erfahrung der Teilnehmenden sind die aktuellen Probleme im öffentlichen Dienst zum Teil hausgemacht. Es wäre zu einfach, sich auf den Fachkräftemangel als ein alle Branchen betreffendes Problem, gleichsam eine externe Ursache, zurückzuziehen. Zentral für die meisten Probleme ist der auf jeder Behörde lastende Sparzwang. Er manifestiert sich zum Beispiel in verzögerten Einstellungsverfahren ohne geregelte Aufgabenüberleitung, in tariflichen Einstufungen am unteren noch möglichen und tariflich zulässigen Rand, in Verzögerungen bei der Digitalisierung und in zunehmender Arbeitsverdichtung. Echte Wertschätzung sieht anders aus. Die Arbeitgeber im öffentlichen Dienst können und müssen hier selbst tätig werden, Potenzial wäre gegeben.

Foto: Eberhard Köhler, Dr. Juhl Jörgensen;  Text: Manuela Daiber

Bild: pixabay, Text: Dr. Juhl Jörgensen

Gedankenaustausch zum öffentlichen Dienst

Am 24. April trafen sich Mitglieder aus mehreren Landesverbänden, die im öffentlichen Dienst beschäftigt sind, zu einem virtuellen Gedankenaustausch mit dem Bundesspartensprecher. Ein solcher Erfahrungsaustausch hatte erstmalig vor zwei Jahren stattgefunden, um sich nach dem Einschnitt der Corona-Pandemie neu zu sortieren und Probleme zu identifizieren.

Zwei Jahre später stellten die Teilnehmenden jetzt fest, dass manche Entwicklungen sich verfestigt haben, während andere Themen an Bedeutung verloren. Zusammengefasst lassen sich folgende wesentliche Herausforderungen identifizieren:

Stand und Konsequenzen der Digitalisierung im Arbeitsprozess

Die Teilnehmenden haben den Eindruck, dass die Digitalisierung an vielen Stellen im Arbeitsprozess auf dem Weg, aber eine strukturierte Herangehensweise nur ansatzweise erkennbar ist. Je nach Bundesland und Behörde sieht man große Unterschiede in der Umsetzung. In einem Gespräch im Vorfeld der Veranstaltung stellte eine Kollegin fest, manche Führungskräfte in ihrer Institution hielten sich mit der Kommunikation per E-Mail schon für „führend in der Digitalisierung“.

Übereinstimmung erzielten die Teilnehmenden in der Einschätzung, dass durch die bereits praktizierte Digitalisierung in erster Linie eine Verdichtung der Arbeitsprozesse einhergehe. Von Entlastungseffekten durch Digitalisierung könne man bisher nichts bemerken.

Positive und negative Effekte des Arbeitens im Home Office

Das Arbeiten im Home Office brachte vor allem in der Coronazeit einige Erleichterungen mit sich; inzwischen hat es sich als fester Bestandteil der Arbeitswelt im öffentlichen Dienst etabliert. Viele Arbeitnehmer sehen vor allem die Vorteile: Der Weg zur Arbeit entfällt an Home-Office-Tagen, Familie und Beruf sind tendenziell leichter vereinbar. Arbeitgeber prüfen, ob sie mit weniger Büroraum und entsprechenden Nebenkosten auskommen.

Inzwischen schärft sich allerdings auch der Blick für die Nachteile des Arbeitens im Home Office. Die Teilnehmenden am Gedankenaustausch erwähnen vor allem Probleme bei der Eingliederung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter sowie erschwerte Abstimmung und Arbeitsorganisation im Team. Neue Mitarbeiter würden teils keine Notwendigkeit mehr sehen, den Wohnort in die Nähe des Arbeitsplatzes zu verlagern. Entsprechend gering ist die Bindung und Identifikation mit dem Unternehmen / der Institution, für die man tätig ist.

Fachkräftemangel und Probleme der Nachwuchsgewinnung

Dieses Thema wurde schon beim ersten Gedankenaustausch 2022 diskutiert und hat sich seitdem noch verschärft. Der öffentliche Dienst ist vor allem bei den Gehältern gegenüber der freien Wirtschaft wenig konkurrenzfähig. Allerdings ist dieser Aspekt für die Entscheidung, sich im öffentlichen Dienst zu bewerben, nicht allein ausschlaggebend. Punkten können Arbeitgeber mit flexiblen Teilzeitangeboten, attraktiven Bedingungen für mobiles Arbeiten, der Sicherheit des Arbeitsplatzes, um nur einige zu nennen. Familienplanung oder Nebenerwerbslandwirtschaft werden dadurch erleichtert.

Die Teilnehmenden steuerten weitere Aspekte zu dieser Diskussion bei. So hätten Beschäftigte im öffentlichen Dienst immer noch eine höhere Wochenarbeitszeit als aktuell in den Branchen der freien Wirtschaft verhandelt wurde – Beamte liegen mit 41 Stunden noch über der langjährigen Marke von 40 Stunden. Der Stand der Digitalisierung bei der konkreten Behörde, hierarchische Strukturen, mangelnde Gestaltungsspielräume und weitere Hemmnisse führten auch dazu, dass Nachwuchskräfte einen öffentlich-rechtlichen Arbeitgeber auch wieder verlassen. Dazu sind Probezeiten eben da: sich einen Einblick zu verschaffen, Vergleiche zu ziehen – und etwas Besseres zu suchen.

Offene Fragen der Bewertung, Anerkennung und Entlohnung von Leistung

Als problematisch schilderten die Teilnehmenden die Bewertung, Anerkennung und Entlohnung besonderer Arbeitsleistungen. Zum einen sei das Procedere – je nach Behörde – intransparent und werde von den Mitarbeitenden oft nicht als fair empfunden. Zum anderen würden bestehende Ermessensspielräume von Führungskräften oft nicht genutzt, auch um Diskussionen aus dem Weg zu gehen.

Handhabung von Berufserfahrung im Einstellungsprozess

Auch dieses Thema kam schon vor zwei Jahren auf die Agenda. Eine Teilnehmerin berichtete, dass vor allem wissenschaftliche Mitarbeiter mit befristeten Projektverträgen beim Einstieg in neue Projekte immer wieder mit der untersten Einstiegstufe bewertet werden. Eine Kollegin sei seit zehn Jahren nicht eine einzige Entgeltstufe vorwärts gekommen.

Gleiches gilt für die durchaus gesuchten Quereinsteiger. Berufserfahrung, die außerhalb des öffentlichen Dienstes erworden wurde, wird grundsätzlich nicht als „einschlägig“ bewertet und zählt deshalb bei der Einstufung nicht. Wer mit etlichen Jahren Berufserfahrung als „Berufseinsteiger“ bewertet wird, dürfte kaum für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu gewinnen sein.

Am 16. Mai findet in Frankfurt/Main im Rahmen der VDL-Jahrestagung die Bundesspartensitzung Öffentlicher Dienst statt. Die bei diesem Gedankenaustausch angesprochenen Themen sollen bei der Sitzung vorrangig diskutiert werden, um Ansätze für die Spartenarbeit der nächsten Jahre zu definieren. Zu der Spartensitzung sind alle VDL-Mitglieder herzlich eingeladen, die im öffentlichen Dienst beschäftigt sind.